Ivan Blatters Blog-Artikel über das Classei-System hat mich angeregt, hier ebenfalls kurz über meine Erfahrungen damit zu berichten. Neun Jahre lang habe ich das System genutzt. Mit diesem Jahr bin ich wieder auf Ordner umgestiegen. Mir fällt die Selbstorganisation damit wesentlich einfacher, auch wenn es zunächst so aussieht, als seien die Ordner mit mehr Zeitaufwand verbunden. Im Endeffekt spare ich aber Zeit, weil ich a) weniger ablege und b) die Sachen schneller wieder finde.
Doch für diejenigen, die das Classei-System nicht kennen, zunächst eine kurze Einführung. Es handelt sich um Stehmappen aus Pappe (in verschiedenen Varianten erhältlich), die man von oben befüllt und die mit Reitern in unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden und in einer Box aufbewahrt werden.
Die Mappen sind auf jeden Fall angenehmer als die sich immer verhakende Hängeregistratur. Doch sie sind auch verführerisch, schnell etwas hereinzustecken. Im Nu hat sich eine Riesenmenge an Papier angesammelt.
Nun will ich damit nicht das Classei-System kritisieren. Jedes System ist nur so gut wie derjenige, der das System angelegt hat und nutzt. Viele werden mit dem System sicher produktiv arbeiten können.
Im Kommentar zu Ivan Blatters Artikel habe ich aufgrund meiner Erfahrungen einige Tipps zum Umgang mit dem Classei-System gegeben. Vielleicht interessiert sich der Eine oder Andere von Ihnen auch dafür. Daher hier noch einmal Auszüge aus dem Kommentar:
- Überlegen Sie sich, wie Ihre Gesamtstruktur für die Ablage aussehen soll, bevor Sie spontan Mappen anlegen. Durch farblich unterschiedliche Reiter können Sie diese kenntlich machen.
- Überlegen Sie, was Sie wirklich aufbewahren wollen. Die Mappen verführen dazu, einfach die Unterlage, die man gerade in der Hand hat, Zeitungsartikel (mein Hobby) usw. hereinzutun. Doch im Nu haben sich die Mappen gefüllt.
- Wenn die Mappen zu dick werden, entrümpeln Sie diese und teilen Sie ggf. auf mehrere kleine Mappen auf (nicht anders wie bei Ordnern).
- Überlegen Sie sich gut, wie fein Sie die Mappen gliedern, speziell wenn Sie umfangreiche Projekte haben. Alles in eine Mappe bringt schnell Chaos. Viele dünne Mappen nehmen viel Platz weg. Alle zusammengehörenden Mappen in eine Box zu tun, macht Sinn.
- Nutzen Sie das Jahresende zum Entrümpeln der Mappen. Classei bietet so genannte Archivboxen, in die man die vollen Mappen einfach so, wie sie sind, hereinstecken kann. Die Folgen habe ich leidvoll bei meinem Umzug gespürt.
- Und noch ein Tipp: Achten Sie bei Unterlagen, die Sie chronologisch ordnen wollen, darauf, die Ergänzungen nicht einfach irgendwo in die Mappe zu stecken (was bei einer Sammlung von Ausflugszielen kein Problem sein muss), sondern diszipliniert sofort an die richtige Stelle, je nach Reihenfolge Ihres Systems entweder nach vorne oder nach hinten. Sonst geht irgendwann die Sucherei los.
Welche Erfahrungen haben Sie mit Ihrem Ablagesystem? Welches Ablagesystem nutzen Sie überhaupt?
Alle 10 bis 14 Tage neu: Mein Business Transformation Letter.
23 Kommentare
Das sind sehr schöne Tipps! Doch der entscheide Satz für mich ist der:
“Jedes System ist nur so gut wie derjenige, der das System angelegt hat und nutzt.”
Genau so ist es. Ich halte zwar Classei/Mappei für die beste Lösung, aber diese System nützen nur dann etwas, wenn man sie mit Köpfchen einsetzt (wie jedes andere System auch).
Übrigens tendiere ich mittlerweile eher zur Mappei, denn die haben eine breitere Produktepalette und “liefern” einen Berater mit – sofern gewünscht. So ist es wahrscheinlicher, das System gut und gewinnbringend umzusetzen.
Ich bin auf Mappei umgestiegen, weil mir das Ablegen in Ordner der Schriftstücke, die ich schnell brauche, zu umständlich ist. In den Leitzordner kommt das, was endgültig erledigt und beerdigt ist, in die Mappei-Mappen das, was ich regelmäßig benötige oder glaube zu benötigen. Ich finde das System einfach genial, denn jetzt sieht mein Schreibtisch gut aus. Früher habe ich auf meinem Schreibtisch “gegoogelt”, um ein Schriftstück schnell zu finden.
Ich denke, dass die Bedürfnisse so unterschiedlich sind wie die Menschen. Gut, dass es so eine Auswahl gibt. Hauptsache, man macht sich Gedanken, was man wirklich braucht und wie man es nutzen will.
Hallo Herr Lalk,
“auf dem Schreibtisch gegoogelt” finde ich köstlich. Und Ihr Mix gefällt mir auch gut. Jeder nach seiner Facon.
Hallo zusammen,
ich nutze immer noch mit Begeisterung Classei und hatte auch gerade wieder ein unglaubliches Ergebnis damit. Mich rief eine Frau an, die vor vielen Jahren ein Seminar bei mir gemacht hat (und wusste selbst nicht mehr genau, in welchem Jahr!) und wollte eine Teilnahmebescheinigung.
In sehr kurzer Zeit hatte ich bei Classei die entsprechende Mappe gefunden! Da war ich selbst total verblüfft.
Zu meiner Erfahrung kann ich sagen:
ich habe vorher ein System ausgetüftelt, vor allem das der Farben. Die korrespondieren bei mir mit den Farben, wie ich sie auch bei meinen Mind Maps einsetze.
Also: Gelb ist Planung (Seminarplanung, Projektplanung), grün sind Ergebnisse, Protokolle, blau die Kunden, Firmen etc. und Orange Arbeitsblätter und Material, rot inhaltliche Ausarbeitungen usw..
Ich habe neben dem Schreibtisch einen Rollcontainer mit den “Handakten”, die ich sehr oft brauche, den Rest im Regal.
Allerdings ist es in der Tat so, dass ich auch hier ab und zu entrümpeln muss. Das klappt nicht ganz so regelmäßig, wie ich es eigentlich möchte.
Ich habe auch einige Ordner, beispielsweise mit allen Lektionen meines Online- Seminars oder für Buchmanuskripte, also gaaanz dicke Dinge.
Ansonsten sind die wenigen Ordner von früheren Seminarthemen völlig überholt, da sind viele Dinge drin, die gar nicht mehr aktuell sind. Daher unbrauchbar.
Ich schwöre also nach wie vor auf Classei, finde es genial. Keine Stapel auf dem Schreibtisch, finde Dinge sehr schnell wieder, weiß sofort, wo ich was ablege und wo ich was suchen muss.
Dennoch gibt es Tücken, die aber in mir begründet sind und nicht im System. So dass ich eine Mappe zwei mal anlege (mit viel Zeit dazwischen) und an unterschiedlichen Stellen einordne
. Kommt aber noch nicht oft vor 
.
Liebe Frau Klein,
das Letztere ist mir auch gelegentlich passiert. Hat aber nichts mit Classei zu tun.
Ihr Farben-System finde ich sehr schön. Farben bieten in vielerlei Zusammenhängen gute Orientierung, zum Beispiel in großen Parkhäusern…
Weiterhin viel Freude mit Ihrem System.
Ach ja, und noch ein Vorteil fällt mir ein: bin gerade mal wieder unterwegs im Training- und auch da ist es wunderbar, mal eben ein paar dünne Classei-Mappen einzustecken mit nur den Unterlagen, die ich mitnehmen will. Statt dicker Ordner, wo ich mir nicht die Mühe machen würde, einzelne Seiten rauszusuchen…
ich hab von ordnern über classei, mappei etc schon alles mögliche versucht. aber ich mag eben kein papier. diese blätter kriegen ja nachts bekanntermaße heimlich auf dem schreibtisch viele viele kindlein. und in mappen und ordnern erst recht… da hilft dann irgendwann auch kein googlen mehr (;-) klasse, michael)
meine lieblings ordnungs instrumente sind mein computer nebst scanner und mein shredder…
(leider bin ich ob meines berufs verpflichtet, allen möglichen praxispapierkram (igitt) über 20 jahre aufzubewahren.. zusätzlich zum steuergekrumpel, das wir ja auch noch bevorraten müssen. dieser “detritus” ruht in zahllosen kartons im keller und muss jedes mal mit umgezogen werden – wobei ich in 18 jahren noch nie da dran musste..)
Liebe Frau Klein,
der einfache Transport ist sicher ein Argument für Classei.
Liebe Frau Dr. Schons,
mein Shredder – das ist mein wichtigstes Instrument in meinem Büro. Gut, dass Sie daran erinnern. Ich genieße es förmlich, wenn die Vergangenheit in kleine Partikel zerschnitten wird.
ich hab helfer – ökoshredder
Liebe Frau Dr. Schons, was für ein süßes Video. Frage nur, ob der Besitzer des “Öko-Shredders” genauso entzückt ist.
Kennen Sie schon das Buch zur Methode. Frank-Michael Rommert beschreibt in “Ordnung ohne Stress – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode” mit vielen tollen Tipps, Tricks und Anwendungsbeispielen die Methode. Eine Kurzvorstellung des Buches finden Sie unter www.mappei.de/fileadmin/contents/news/ne….
Hallo Herr Kauser-Uebelhoer,
kannte ich noch nicht. Danke für den Tipp, der sicher auch für andere Leser interessant ist.
Sorry, Herr Kaiser-Uebelhoer, für die Namensänderung. War nicht beabsichtigt.
Hallo Frau Birkner,
kein Problem – der Name wird doch öfters falsch geschrieben.
Ein schönes Anschauungsbeispiel zur einfachen und schnellen Ablage mit dem MAPPEI-System finden Sie unter www.youtube.com/watch?v=uBAvuvJpD_U&….
Hallo Herr Kaiser-Uebelhoer,
soweit ich weiß sind Sie bei Mappei angestellt, ist das richtig?
Classei und Mappei ist doch fast das Gleiche oder?
Ich habe diese Methode im Privatbereich ausprobiert und ich komme bestens zu recht – sogar meine Frau findet alles.
Hallo Herr Dr. Ablage,
Sie haben Recht: ich bin im Hause MAPPEI für das Marketing zuständig. MAPPEI und Classei ähneln sich natürlich, dennoch gibt es einige Unterschiede, insbesondere auch in der Vorgehensweise. Da ich als MAPPEI-Mitarbeiter natürlich nur von MAPPEI schwärme, habe ich eine neutrale Stellungnahme gefunden, die einen Unterschied benennt: imgriff.com/2010/09/17/ablage-im-griff-7… (unter dem Punkt: Wie bist du zu Mappei gekommen?).
Es gibt allerdings auch Unterschiede bei den Produkten. Mir persönlich gefällt die Ordnungsbox von uns (www.mappei.net/de/index.php?con_cat=31&a…), die nun seit knapp 2 Jahren auf dem Markt ist, besser – dies ist aber natürlich auch eine Geschmacksfrage.
Übrigens: meine Frau findet seit der Umstellung auf MAPPEI bei uns daheim auch alles (ich selbst bin auch erst seit ca. 1,5 Jahren dabei)…
Falls Sie weitere Fragen haben, bin ich natürlich gern behilflich!
Hallo, an alle “Ableger” von Schriftgut
Als über 3 Jahrzehnte tätiger Berater sowohl für Mappei + Classei als GebIetsverkaufsleiter (M) + Händler (C+ M) – nunmehr Rentner – habe ich mit Interesse die Kommentare gelesen. Gerne gebe ich meine Erfahrungen weiter, für sehr wichtig halte ich eine Fachberatung, auch sollte man den Berater bitten, sich das Ganze nach einiger Zeit nochmals anzuschauen. Vereinbaren Sie evtl. ein kleines Honorar, oder vermitteln Sie neue Interessenten Nach meiner Erfahrung ist diese Besichtigung sehr wichtig!
Ich selbst verwende nur 1 Ordner für die Weitergabe von Belegen an meinen Steuerberater, ansonsten nur Mappen. Das oben erwähnte Buch wurde mir zur Beurteilung zugesandt, Das hat für mich kein Praktiker verfasst.
Hallo Herr Gadamer,
danke für Ihren Beitrag aus der Praxis. Eine Nachkontrolle tut in vielen Bereichen gut, ob beim Zahnarzt, beim Coach oder offenbar auch beim Organisationsberater.
Hallo “Mappen-Experten” !
Als Lehrer habe ich Unmengen an ARbeitsblättern für fünf verschiedene Unterrichtsfächer und Jahrgangsstufen zu sortieren und verwalten. Da ich sie auch in die SChule mitnehmen muss erscheint mir das Mappensystem ohne Hängeregister einfacher, abgesehen von den Kosten für passende SChubladen und REgale für die Ausziehleisten. Ich bräuchte ca. 1500-2000 Mappen für eine komplette Umstellung meines Büros. Gibt es denn, außer den bekannten SChreibwarenläden Shops, wo man sich diese enorme Vielfalt an verschiedenen Mappen, Ordnerboxen, Kleberegister etc. einmal “in echt” ansehen kann ? Fände ich hilfreicher als nur aus kleinen Bildern im Internet und Theorien heraus zu entscheiden.
Vielen Dank für einen Tipp für den RAum Fulda/Hessen
michaelhansøgmx.de
Guten Tag Herr Hans,
falls Sie sich für MAPPEI interessieren, dann rufen Sie doch direkt bei denen an. Die schicken nämlich gerne einen Berater vorbei, der Ihnen alles zeigt.
Das Ganze ist kostenlos und unverbindlich. Die MAPPEI-Leute sind auch alles andere als aggressiv oder aufdringlich. Kann ich also (einmal mehr) empfehlen!
Hallo zusammen,
kurz zu dem Kommentar von Herrn Gadamer: das Buch “Ordnung ohne Stress” wurde tatsächlich von einem Praktiker geschrieben und beinhaltet viele Tipps und Tricks, die für Anwender nützlich sind. Dies bestätigen die Rezensionen, z. B. bei Amazon.
Unsere Organisationsberater stellen gern die Methode und Produkte von MAPPEI, auch vor Ort, vor. Den für Sie zuständigen Organisationsberater finden Sie sofort über eine Postleitzahlensuche unter www.mappei.de/kontakt/finder/. Auch die o. g. “Nachkontrolle” lässt sich natürlich vereinbaren.